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Qualquer comitê de administração que esteja analisando a implementação de um programa de manufatura enxuta, não deve subestimar a dificuldade em conseguir que a idéia entusiasme seus empregados. Somente a comunicação constante pode ajudar a gerenciar as expectativas de todos os envolvidos no programa.

Um plano de comunicação detalhado fornece um guia passo-a-passo de qual ferramenta será utilizada e quando, para qual audiência, com qual objetivo e qual será a mensagem chave a ser passada.

Aqui estão 10 ferramentas práticas que podem ser incluídas no seu plano de comunicações, dependendo de suas necessidades.

1. Reuniões gerais: Esta é ferramenta de comunicação preferida das altas administrações, já que é uma forma eficiente de passar grande quantidade de informações, de forma íntegra e consistente, para um grande número de pessoas. Ela não é ideal, entretanto, para solicitar feedback ou para determinar como a mensagem foi captada pelos diversos grupos de ouvintes.

2. Reuniões itinerantes: Uma variação da reunião geral é a realização de uma série de pequenas reuniões, com grupos menores, e contando com a participação de gerentes de peso. Isto é especialmente útil no caso de vários locais de trabalho ou múltiplos turnos.

3. Vídeo: um vídeo pode transmitir uma mensagem clara e consistente, de forma altamente profissional. Os inconvenientes, entretanto, são o custo de fazê-lo corretamente, os prejuízos em que se incorre se ele for mal feito e a possibilidade de que a alta administração seja vista como impessoal ou inatingível.

4. Boletins, web sites, divulgação por e-mail ou memorandos para os funcionários: Uma versão escrita da mensagem deve acompanhar qualquer ferramenta áudio-visual, para que os empregados possam digerir melhor as implicações, especialmente se impresso em várias linguagens, cada uma adequada a determinada audiência. Seja cuidadoso para que o que estiver escrito seja consistente com a mensagem transmitida pelas outras ferramentas, sob pena de causar confusão e desconfiança.

5. Reuniões com os Supervisores: Segundo numerosos estudos de psicologia industrial, feitos nas últimas duas décadas, esta é a ferramenta vista pelos especialistas como uma das mais efetivas formas de comunicação. Supervisores de primeira linha têm a maior credibilidade com seus operários, de forma que suas palavras e até mesmo sua linguagem corporal, transmitidas individualmente ou em reuniões com pequenos grupos, terão grande força no convencimento do chão-de-fábrica acerca dos méritos do programa de manufatura enxuta.

6. Treinamento: Sessões de treinamento e materiais de suporte podem ajudar a comunicação. Seja cuidadoso, entretanto, e tenha em mente que isto não substitui a necessidade de gerenciar adequadamente as expectativas dos participantes.

7. Comunicados à imprensa ou cartas direcionadas: Dependendo do tamanho, objetivos e possíveis conseqüências do programa, pode ser importante entrar em contato formalmente com fornecedores, clientes, parceiros de negócios e/ou com o público em geral, para garantir consistência.

8. FAQ ou Perguntas e Respostas: Uma lista escrita de "Perguntas e Respostas" compõe um excelente acessório para qualquer uma das ferramentas acima, na medida em que ela pode responder questões pertinentes, de forma apropriada para cada grupo envolvido.

9. Caixa de sugestões: Muitas empresas oferecem aos seus empregados um mecanismo para que eles possam fazer questionamentos, dar feedback ou falar diretamente com o gerente responsável por determinado assunto, utilizando uma caixa postal de voz, um endereço específico de e-mail ou mesmo a velha caixa física para coleta de sugestões.

10. Quadros de Avisos: Progressos podem ser comunicados ao longo do projeto utilizando pôsters, gráficos, esquemas, calendários etc., colados por toda a empresa.

Publicado originalmente na revista Advanced Manufacturing. Direitos exclusivos desta tradução: Revista Inovação Tecnológica. Todos os direitos reservados.

David Berger trabalha na Western Management Consultants em Ontário, Canadá. Ele pode ser contatado pelo email david@wmc.on.ca ou pelo telefone (416) 362-6863.